ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ PŘI PODNIKATELSKÉ ČINNOSTI

PRO ZÁKAZNÍKY, DODAVATELE, UCHAZEČE O ZAMĚSTNÁNÍ, NÁVŠTĚVNÍKY AREÁLU

 

Ve společnosti Viaflames s.r.o., se sídlem Panelová 31, 735 51 Bohumín, IČO: 0 697 5909, zapsané v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ostravě, oddíl C, vložka 85084 (dále též jen „Společnost“) věnujeme ochraně osobních údajů velkou pozornost. V souladu s nařízením (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů (dále též jen „nařízení“ nebo „GDPR“) jsme se proto rozhodli vydat tyto Zásady zpracování osobních údajů (dále jen „Zásady“).

 

Účelem tohoto dokumentu je především poskytnout informace o tom, jaké osobní údaje Společnost jako správce zpracovává o fyzických osobách při podnikatelské činnosti, jakým způsobem, k jakým účelům a jak dlouho, komu a z jakého důvodu je může předat, a rovněž informovat o tom, jaká práva fyzickým osobám v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů náleží.

 

Tyto Zásady se týkají zpracování osobních údajů:

 

  • našich zákazníků a uživatelů služeb,

  • zástupců těchto zákazníků či kontaktních osob zákazníků,

  • našich dodavatelů,

  • zástupců těchto dodavatelů či kontaktních osob dodavatelů,

  • zájemců o naše služby či zboží,

  • osob, kterým zasíláme obchodní sdělení,

  • návštěvníků našich webových stránek.

 

 

  1. SPRÁVCE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

 

Správcem osobních údajů je Společnost (identifikační údaje Společnosti viz výše).

Kontaktní údaje, kam můžete směřovat své dotazy a požadavky ohledně zpracování osobních údajů:

Správcem osobních údajů je Společnost (identifikační údaje Společnosti viz výše).

 

Kontaktní údaje, kam můžete směřovat své dotazy, stížnosti a požadavky ohledně zpracování

osobních údajů:

 

poštovní adresa: Viaflames s.r.o., Panelová 31, 735 51 Bohumín

e-mail: info@viaflames.cz

 

 

 

 

 

  2. KATEGORIE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

 

Osobním údajem je jakákoli informace, která se vztahuje k fyzické osobě, kterou je Společnost schopná identifikovat.

V souvislosti s podnikáním Společnost nakládá s následujícími typy (kategoriemi) osobních údajů.

 Některé osobní údaje spadají do více kategorií, takže se mohou v přehledu i vícekrát opakovat.

 

  2.1 Kategorie osobních údajů 1

 

2.1.1 IDENTIFIKAČNÍ A KONTAKTNÍ ÚDAJE PRO SMLUVNÍ VZTAHY

 

Takové údaje jsou nutné pro uzavření a plnění smlouvy mezi Společností a vámi nebo jednání o takové smlouvě. Jedná se zejména o váš akademický titul, jméno a příjmení, název, obchodní firmu, datum narození, IČO, DIČ, adresa trvalého pobytu, adresa sídla nebo místa podnikání, podpis apod. Jde i o akademický titul, jméno a příjmení, funkci a podpis vašich zástupců či pověřených osob.

Kontaktní údaje zpracováváme proto, abychom Vás mohli v případě potřeby v souvislosti se smlouvou kontaktovat, jedná se zejména o telefonní číslo a e-mail váš a vašich zástupců či pověřených osob.

 

2.1.2 ÚDAJE O ZBOŽÍ A SLUŽBÁCH A DODACÍ ÚDAJE

 

Zpracováváme údaje o tom, jaké služby či zboží si u nás objednáváte a adresu, kam má být zboží doručeno. Stejně tak zpracováváme údaje o službách či zboží, které si u vás objednáváme my.

 

2.1.3 PLATEBNÍ ÚDAJE

 

Zpracováváme číslo vašeho bankovního účtu a údaje z vaší platební karty, abychom mohli identifikovat vaše platby a věděli, kam platby ve váš prospěch poukazovat.

 

2.1.4 FAKTURAČNÍ ÚDAJE

 

Zpracováváme údaje, jako jsou vaše jméno a příjmení, fakturační adresa, údaje o zakoupeném, objednaném nebo dodaném zboží či službě a jejich ceně, nezbytné proto, abychom vám mohli vystavit vyúčtování za zboží či služby, potvrdit dodací listy, a mohli splnit povinnost vést účetnictví, jak nám ukládá zákon.

 

2.1.5 ÚDAJE Z KOMUNIKACE MEZI SPOLEČNOSTÍ A ZÁKAZNÍKEM NEBO DODAVATELEM

 

Tyto údaje vznikají při komunikaci související s poskytováním služeb a zboží mezi Společností a zákazníkem nebo dodavatelem. Jedná se o zápisy osobní komunikace se zákazníkem nebo dodavatelem, písemnou a elektronickou komunikaci se zákazníkem nebo dodavatelem.

 

 

 

2.1.6 ÚDAJE ZÍSKANÉ PŘI REGISTRACI NA WEBOVÝCH STRÁNKÁCH

 

Jde o údaje, které zadáte při registraci na našich webových stránkách, jako je akademický titul, jméno a příjmení, název, obchodní firma, datum narození, IČO, DIČ, adresa trvalého pobytu, adresa sídla nebo místa podnikání.

 

2.1.7 COOKIES A DALŠÍ TECHNOLOGIE

 

Pomocí cookies a dalších technologií získáváme informace při použití webových stránek Společnosti. Jde o záznamy o chování na webových stránkách získané z cookies a dalších technologií v případě jejich povolení ve webovém prohlížeči. Tyto údaje jsou zpracovány pro provoz webových stránek Společnosti, měření návštěvnosti stránek a internetovou reklamu.

 

2.1.8 DATABÁZE ZÁKAZNÍKŮ A DODAVATELŮ

 

Pokud jsme již s někým navázali obchodní kontakt, uchováváme v naší databázi jeho identifikační a kontaktní údaje, jako je akademický titul, jméno a příjmení, název, obchodní firmu, IČO, adresa trvalého pobytu, adresa sídla nebo místa podnikání, telefonní číslo a e-mail. Tyto údaje využíváme ke komunikaci, plnění smluv, uzavírání smluv nových, řešení reklamací a servisu.

 

2.1.9 ÚDAJE PRO MARKETINGOVÉ ÚČELY

 

Pro marketingové účely využíváme databázi našich stávajících zákazníků, jakož i seznam osob, které se našimi zákazníky teprve mohou stát. V tomto seznamu máme jejich akademický titul, jméno a příjmení, název, obchodní firmu, IČO, adresa trvalého pobytu, adresa sídla nebo místa podnikání, telefonní číslo a e-mail.

Obchodní sdělení rozesíláme formou listinné korespondence, emailu či internetu. Pokud jde o zasílání obchodních sdělení elektronickou poštou stávajícím zákazníkům Společnosti o stejných nebo obdobných výrobcích či službách Společnosti, jde o použití osobních údajů, k němuž nepotřebujeme Váš souhlas.

 

V ostatních případech jsou tyto údaje používány na základě vašeho souhlasu se zasíláním obchodních sdělení.

 

2.1.10 ÚDAJE PRO JEDNÁNÍ O PRACOVNÍ SMLOUVĚ

 

Pokud se rozhodnete ucházet se u nás o zaměstnání, budeme potřebovat po dobu jednání o uzavření pracovní či jiné pracovněprávní smlouvy vaše identifikační a kontaktní údaje, jakož i údaje o vašem vzdělání, schopnostech a dovednostech a dosavadní praxi, které nám předáte formou životopisu a motivačního dopisu.

 

 

3. ÚČEL A PRÁVNÍ ZÁKLAD PRO ZPRACOVÁNÍ

 

Vaše údaje zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro příslušný účel – např. abychom mohli dodat nebo odebrat zboží nebo poskytovat či přijmout službu. Jsou to i případy, kdy sjednáváme novou smlouvu. Povinnost zpracovávat vaše údaje nám stanoví i řada právních předpisů, např. zákon o účetnictví, o DPH, o daních z příjmů atp.

 

Rozsah zpracovávaných údajů závisí na účelu zpracování. Pro některé účely je možné zpracovávat údaje přímo na základě smlouvy, oprávněného zájmu Společnosti nebo na základě zákona, pro jiné pouze na základě vašeho souhlasu. Ke zpracování osobních údajů z důvodu plnění smlouvy, plnění zákonných povinností a z důvodu oprávněných zájmů Společnosti váš souhlas nepotřebujeme. Osobní údaje pro tyto činnosti jsou zpracovány v rozsahu nutném pro naplnění těchto účelů a po dobu nutnou k jejich dosažení. Poté jsou osobní údaje vymazány či anonymizovány.

 

 

4. DOBA ZPRACOVÁNÍ A ULOŽENÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

 

Vaše údaje používáme a uchováváme pouze po nezbytně nutnou dobu, kterou nám stanovují právní předpisy, nebo je potřebujeme k ochraně našich práv. Máme nastavena vnitřní pravidla skartace a archivace, která zajišťují, že údaje nedržíme déle, než jsme oprávněni.

 

Základní údaje a údaje o produktech a službách jsme povinni uchovávat na základě zákonů, např. o účetnictví nebo daňových zákonů. Např. faktury se uchovávají 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Z důvodu nutnosti doložit právní důvod pro vystavení faktur jsou po dobu 10 let ode dne ukončení smlouvy uchovávány i smlouvy.

 

Po dobu 3 - 5 let uchováváme údaje z důvodu našich oprávněných zájmů, zejména pro případ, že bychom museli předkládat důkazy v soudním sporu, a to s ohledem na promlčecí lhůty podle současného občanského zákoníku.

 

Pokud používáme údaje na základě vašeho souhlasu, činíme tak pouze po dobu, po kterou tento souhlas trvá, nemáme-li poté jiný zákonný důvod.

 

 

5. ZDROJE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

 

Zpracováváme údaje, které jsme od vás obdrželi, dále pak údaje z veřejně dostupných zdrojů a rejstříků, např. z živnostenského rejstříku, i údaje od třetích stran.

 

 
6. PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ

 

Společnost při plnění svých závazků a povinností ze smluv využívá odborné a specializované služby třetích osob. Pokud tito dodavatelé zpracovávají osobní údaje předané od Společnosti, mají postavení zpracovatelů osobních údajů a zpracovávají osobní údaje pouze na základě smlouvy a dle pokynů od Společnosti a nesmí je využít jinak.

 

Jedná se tyto osoby:

 

  • poskytovatelé dopravních služeb,

  • společnosti zabývající se správou a vymáháním dlužných pohledávek,

  • právní zástupce, notář a exekutor,

  • auditoři.

 

 

Každý takový subjekt pečlivě vybíráme a s každým uzavíráme smlouvu o zpracování osobních údajů, ve které má zpracovatel stanoveny přísné povinnosti k ochraně a zabezpečení osobních údajů.

 

Zpracovateli jsou společnosti se sídlem jak na území České republiky, tak se sídlem v členském státě Evropské unie.

 

Nepředáváme vaše osobní údaje příjemcům či zpracovatelům mimo území Evropské unie.

 

Společnost v rámci plnění svých zákonných povinností předává osobní údaje též správním orgánům a úřadům stanoveným platnou legislativou, jelikož některé orgány veřejné správy a další organizace jsou oprávněny vyžádat si informace o vás. Jde zejména o soudy, Policii ČR a jiné. Údaje poskytujeme výhradně jen tehdy, pokud oprávnění vyžádat si tyto údaje umožňuje zákon.

 

 

7. ZPŮSOB ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

 

Společnost zpracovává osobní údaje ručně (v papírové podobě) i automatizovaně prostřednictvím IT systémů.

 

8.INFORMACE O PRÁVECH SUBJEKTŮ ÚDAJŮ V SOUVISLOSTI SE ZPRACOVÁNÍM

 

Vaše údaje zpracováváme transparentně, korektně a v souladu se zákonem. Máte právo na přístup ke svým údajům, na vysvětlení, jakož i další práva, pokud se domníváte, že zpracování není v pořádku.

 

Veškerá svá níže uvedená práva, námitky či požadavky (samozřejmě s výjimkou práva podat stížnost u Úřadu na ochranu osobních údajů, které můžete uplatnit jen u něj) můžete uplatnit dopisem doručeným na adresu sídla Společnosti, e-mailem na adresu: info@viaflames.cz nebo pomocí formuláře, případně osobně na vedení Společnosti. Pokud uplatníte některé ze svých práv a my budeme mít důvodné pochybnosti o vaší totožnosti, můžeme požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k jejímu potvrzení.

 

V případě, že nějaké právo, žádost či námitku uplatníte, bude-li váš požadavek oprávněný, přijmeme jemu odpovídající opatření bezodkladně a nejpozději do jednoho měsíce od doručení vaší žádosti. Jinak vás budeme v téže lhůtě informovat o důvodech nepřijetí opatření a o možnosti podat stížnost u dozorového úřadu a žádat o soudní ochranu. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. Budeme vás v takovém případě informovat o jakémkoliv prodloužení do jednoho měsíce od obdržení žádosti spolu s důvody pro tento odklad.

 

Jestliže podáte žádost v elektronické formě, poskytneme vám informace rovněž v elektronické formě, je-li to možné, pokud nepožádáte o jiný způsob.

 

Informace a veškerá sdělení a úkony se poskytují a činí bezplatně. Jsou-li vaše žádosti zjevně

nedůvodné nebo nepřiměřené, můžeme od vás požadovat přiměřený poplatek zohledňující

administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací nebo sdělení nebo s učiněním požadovaných úkonů nebo odmítnout žádosti vyhovět.

 

 

 

Jedná se o následující práva:

 

1. PRÁVO NA PŘÍSTUP K OSOBNÍM ÚDAJŮM

 

Jestliže nás požádáte, obdržíte od nás potvrzení, zda zpracováváme vaše osobní údaje, a v kladném případě i kopii vašich osobních údajů, které máme, a informace o:

 

  • účelech, pro které je zpracováváme,

  • kategoriích zpracovávaných osobních údajů,

  • příjemcích, kterým vaše osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny,

  • plánované době zpracování (uchovávání) vašich osobních údajů,

  • o existenci práva požadovat od nás opravu nebo výmaz vašich osobních údajů, omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti tomuto zpracování,

  • právu podat stížnost u dozorového úřadu,

  • o veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů, pokud jsme je nezískali od vás,

  • skutečnosti, zda dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování,

  • o vhodných zárukách, pokud bychom předávali vaše osobní údaje mimo EU (což ale neděláme).

 

 

2. PRÁVO NA OPRAVU NEPŘESNÝCH ÚDAJŮ

 

Máte právo upozornit nás na nepřesné, zastaralé nebo neúplné osobní údaje. V takovém případě je samozřejmě opravíme. Po dobu než ověříme přesnost vašich údajů, omezíme jejich zpracování (viz bod 4. níže). S přihlédnutím k účelům, pro které jsou údaje zpracovávány, máte právo, abychom také doplnili neúplné údaje.

 

3. PRÁVO VZNÉST NÁMITKU PROTI ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

 

Můžete kdykoli vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů, které používáme z důvodu našeho oprávněného zájmu.

 

Dokud nebude ověřeno, že máme závažné oprávněné důvody pro zpracování vašich osobních údajů, jejich zpracování omezíme, ledaže by takové zpracování bylo nutné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. Pokud se ukáže, že důvody pro zpracování vašich osobních údajů nemáme, vaše osobní údaje vymažeme, ledaže budete požadovat jejich uchování.

 

Můžete také kdykoli vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů, které zpracováváme z důvodu přímého marketingu, a my používání vašich údajů pro tyto účely ukončíme.

 

4. PRÁVO NA OMEZENÍ ZPRACOVÁNÍ

 

V některých případech jsme povinni omezit zpracování vašich osobních údajů. To znamená, že vaše osobní údaje u nás budou uloženy a my s nimi nebudeme jinak nakládat, ledaže nám k tomu dáte souhlas nebo je to nezbytné z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků nebo z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby.

 

 

K omezení zpracování osobních údajů jsme povinni přistoupit, pokud:

 

  • pokud budete popírat přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, abychom mohli přesnost osobních údajů ověřit;

  • vyjde najevo, že zpracování vašich osobních údajů je protiprávní a vy odmítnete jejich výmaz a místo toho nás požádáte o omezení jejich použití;

  • my již vaše osobní údaje nebudeme nepotřebovat, ale vy nás požádáte, abychom si je ponechali pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;

  • vznesete námitky proti zpracování vašich osobních údajů pro účely našich oprávněných zájmů, dokud nebude ověřeno, zda naše oprávněné důvody pro zpracování vašich osobních údajů převažují nad vašimi oprávněnými důvody pro to, aby údaje byly vymazány.

 

 

5. PRÁVO NA VÝMAZ

 

Máte právo na výmaz osobních údajů, které se vás týkají, pokud:

 

  • vaše osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány;

  • odvoláte souhlas, na jehož základě byly údaje podle zpracovávány, a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování;

  • vznesete námitky proti zpracování vašich osobních údajů pro účely našich oprávněných zájmů a vyjde najevo, že naše důvody pro zpracování nejsou závažné;

  • vznesete námitky proti zpracování osobních údajů pro přímý marketing;

  • osobní údaje byly námi zpracovány protiprávně;

  • osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti, kterou nám právo ukládá;

  • osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti dítěti.

 

 

Upozorňujeme však, že jsou případy, kdy povinnost vymazat vaše osobní údaje (i když je splněna některá shora uvedená podmínka) nemáme, například pokud údaj potřebujeme pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

 

6. PRÁVO NA PŘENOSITELNOST OSOBNÍCH ÚDAJŮ

 

Jestliže vaše osobní údaje zpracováváme automatizovaně (tj. pomocí výpočetní techniky) na základě smlouvy nebo vašeho souhlasu a požádáte nás o to, předáme vám vaše osobní údaje, které jste nám poskytli, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Pokud budete chtít, předáme tyto údaje přímo jinému správci, kterého určíte, je-li to technicky proveditelné.

 

V případě, že by výkonem tohoto práva mohlo dojít k nepříznivému dotčení práv a svobod třetích osob, nelze vaší žádosti vyhovět.

 

 

 

 

7. PRÁVO NA ODVOLÁNÍ SOUHLASU SE ZPRACOVÁNÍM OSOBNÍCH ÚDAJŮ

 

V případech, kdy ke zpracování vašich údajů potřebujeme váš souhlas, jste oprávněni tento souhlas kdykoli odvolat. Odvolání souhlasu nemá vliv na zpracování vašich údajů po dobu, co byl tento souhlas vámi platně udělen, ani na zpracování vašich údajů z jiných právních důvodů, pokud se aplikují (např. dodržování právních povinností nebo pro účely našich oprávněných zájmů).

 

8. AUTOMATIZOVANÉ INDIVIDUÁLNÍ ROZHODOVÁNÍ VČETNĚ PROFILOVÁNÍ

 

Máte právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném

zpracování, včetně profilování, které by pro vás mělo právní účinky nebo se vás obdobným způsobem významně dotklo.

Společnost neprovádí automatizované rozhodování bez vlivu lidského posouzení s právními účinky pro subjekty údajů.

 

9. PRÁVO OBRÁTIT SE NA ÚŘAD PRO OCHRANU OSOBNÍCH ÚDAJŮ

 

Pokud se domníváte, že zpracováním vašich osobních údajů bylo porušeno nařízení nebo jiný právní předpis, máte právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz) a podat u něj stížnost.

 

10. PRÁVO OMEZIT NEBO ZRUŠIT MARKETINGOVÁ SDĚLENÍ

 

Pokud jste nám udělili souhlas pro marketing nebo vám z jiného titulu od nás chodí obchodní nabídky, můžete svůj souhlas kdykoli odvolat nebo se ze zasílání nabídek odhlásit následujícími způsoby:

  • přímo v našich obchodních sděleních je včleněna možnost zastavení jejich zasílání,

  • pokud již nechcete, abychom vám telefonovali, v rámci hovoru nám to řekněte,

  • můžete nám také na naší pobočce nebo písemně sdělit, že si již nepřejete dostávat nabídky.

 

Dovolujeme si upozornit, že pokud omezíte marketing, můžeme vás nadále kontaktovat kvůli servisu, reklamacím a poskytování služeb, které jste si objednali.

 

9.POVĚŘENEC PRO OCHRANU OSOBNÍCH ÚDAJŮ

 

Společnost neustanovila pověřence pro ochranu osobních údajů.